Tempat Penyimpanan Dokumen yang Membuat Rapi

Tempat-penyimpanan-dokumenPada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan beberapa tempat penyimpanan dokumen. Pengelolaan penyimpanan dokumen kearsipan haruslah disimpan pada tempat yang aman dan membutuhkan ruangan yang besar. Selain tempat, kamu juga wajib mempunyai peralatan yang dapat digunakan untuk tempat penyimpanan arsip.

Alasan utamanya kenapa dokumen harus disimpan ditempat yang semestinya aman dan tidak akan terjadinya kerusakan pada dokumen  adalah orang-orang seringkali tidak cermat dalam menyimpan dokumen, sehingga hilang atau rusak karena salah tempat penyimpanan.

Dokumen penting rawan rusak karena terbuat dari material kertas, sehingga kamu harus berhati-hati untuk mencegah dokumen tersebut robek, dimakan rayap, ataupun basah. Pasalnya, untuk membuat kembali dokumen penting yang hilang atau rusak biasanya tidak mudah. Dibutuhkan banyak persyaratan, waktu yang tidak sebentar, dan pastinya ada biaya administrasi yang harus kamu keluarkan. Berikut beberapa tempat penyimpanan dokumen sebelum menyimpan ke suatu ruangan.

1. Folder

Folder berupa kertas tebal atau karton manila yang berlipat dan berbentuk segi empat panjang berguna untuk menyimpan, menempatkan arsip, atau satu bundel arsip di dalam. Folder sendiri berbentuk seperti stopmap folio, tetapi tidak menggunakan daun penutup mirip dengan snelhechter tetapi tidak dijepit. Sebuah folder menggunakan tab seperti bagian yang menonjol di samping folder untuk memberikan kode-kode atau penamaan pada masing-masing kebutuhan per tab.

2. Map

Map yaitu tempat penyimpanan dokumen atau menaruh arsip yang sudah dispesifikasikan dan berbentuk segiempat panjang serta memiliki lebar yang hampir sama dengan folder. Map memiliki sebutan yang berbeda-beda, seperti stopmap folio, portapel, snelhechter, dan ordner. Menyimpan map pun memiliki cara yang berbeda-beda tergantung dari jenis map. Map sangat umum untuk digunakan, maka tidak heran map selalu menjadi incaran jika dibutuhkan untuk menyimpan sebuah dokumen.

3. Filing Cabinet

Filling Cabinet merupakan furniture kantor yang biasa menjadi tempat penyimpanan folder atau map seperti sebuah cabinet berlaci dan berbahan dasar besi. Tempat penyimpanan berkas ini mempunyai beberapa ragam bentuk, mulai dari berlaci tunggal, ganda, dan jenis lainnya. Tingkat keamanan cabinet ini juga cukup baik untuk menyimpan dokumen yang berharga dan memiliki lock system agar dokumen terjaga dengan aman.

4. Guide

Guide berbahan kertas tebal dan yang diletakkan di dalam cabinet. Guide kerap digunakan sebagai pembatas antar dokumen yang memiliki tab menonjol agar menjadi sekat dan penunjuk untuk mencari dokumen. Guide memudahkan para pengguna cabinet untuk menemukan lebih cepat dokumen yang ingin dicari karena setiap tab yang ada menunjukkan spesifikasi dokumen yang tersekat agar tidak berantakan saat dokumen disatukan.

5. Brankas

Jika keamanan dokumen merupakan prioritas utama, maka brankas bisa menjadi alternatif perabot penting yang harus dimiliki. Brankas bukan hanya untuk menyimpan perhiasan atau logam mulia saja, tetapi brankas juga digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting milik pribadi atau keluarga. Karena intinya brankas ini sangat berguna untuk melindungi barang dan dokumen penting dari bahaya pencurian dan kebakaran. Jenis-jenis brankas yang harus kalian ketahui yaitu : Steel Safes, Fire Safes, dan Fire and Regular Safes

Untuk menyimpan dokumen, terlebih dahulu menyimpannya di dalam tempat penyimpanan awal agar tidak tercecer, selain sebagai solusi manajemen dokumen juga agar terlihat rapi dan akan memudahkan mencarinya saat ditaruh pada tempat penyimpanan dokumen fisik. Itulah beberapa tempat penyimpanan dokumen yang bisa kamu gunakan sebelum ke suatu ruangan, agar ruangan terlihat rapi.